Otomatisasi Seleksi Mitra Bisnis untuk Distribusi Energi

Tentang Klien

PT Pertamina Patra Niaga adalah salah satu perusahaan distribusi BBM terbesar di Indonesia, yang mengoperasikan jaringan ekstensif mitra komersial dan rekan bisnis. Memilih mitra bisnis yang tepat sangat penting bagi operasional mereka — setiap mitra harus memenuhi standar kualifikasi yang ketat sebelum disetujui bekerja sama dengan perusahaan.

Tantangan Operasional

Proses seleksi mitra bisnis yang ada sangat padat karya dan sulit dikelola:

• Calon mitra mengirimkan dokumen registrasi melalui email, sering kali dalam format yang tidak konsisten.
• Staf Pertamina harus mengumpulkan, mengorganisir, dan memverifikasi dokumen setiap kandidat secara manual.
• Evaluasi melibatkan banyak tahap dan banyak departemen, tanpa pelacakan terpusat.
• Pembaruan status kepada kandidat membutuhkan komunikasi manual melalui email.
• Permintaan revisi dan pengiriman ulang menciptakan tantangan kontrol versi.
• Tidak ada tampilan tunggal tentang posisi setiap kandidat dalam pipeline evaluasi.

Seiring bertambahnya volume kandidat, proses menjadi semakin sulit dikelola tanpa kesalahan atau keterlambatan.

Mengapa Ini Lebih dari Sekadar Formulir Registrasi

DMUT TOB bukan sekadar formulir untuk mengumpulkan informasi vendor. Sistem ini harus mengoordinasikan berbagai jenis pengguna, menegakkan persyaratan dokumen, mendukung beberapa tahap evaluasi, menangani revisi, mengomunikasikan perubahan status, dan menjaga riwayat keputusan serta pengiriman yang andal. Dengan demikian, sistem harus merepresentasikan aturan operasional di balik proses—bukan hanya mendigitalisasi langkah pertamanya.

1. 1 Pelamar eksternal
2. 2 Registrasi dan pengiriman dokumen terstruktur
3. 3 Tinjauan dokumen dan evaluasi multi-tahap
4. 4 Revisi, pengiriman ulang, notifikasi, dan pelacakan persetujuan
5. 5 Visibilitas manajemen dan audit trail end-to-end

Solusi Kami

Kami mengembangkan DMUT TOB (Selected Businesses Partner Registration) — aplikasi web yang mendigitalisasi seluruh alur kerja seleksi mitra:

• Registrasi mandiri: Kandidat mendaftar langsung melalui platform, mengirimkan informasi perusahaan dan dokumen yang dibutuhkan dalam format terstruktur.
• Unggah dokumen terstruktur: Platform memandu kandidat tentang dokumen apa saja yang diperlukan, mengurangi pengiriman yang tidak lengkap.
• Evaluasi multi-tahap: Staf Pertamina mengevaluasi pengiriman di berbagai tahap, dengan kepemilikan dan pelacakan progres yang jelas.
• Notifikasi otomatis: Kandidat dan evaluator menerima notifikasi tepat waktu saat status berubah.
• Alur revisi: Saat dokumen perlu direvisi, platform memfasilitasi komunikasi yang jelas dan melacak pengiriman ulang.
• Visibilitas status: Semua pihak dapat melihat status terkini setiap kandidat dalam pipeline.

Platform ini menghadirkan transparansi dan efisiensi pada proses yang sebelumnya dikelola melalui email dan spreadsheet.

Hasil dan Bukti

Platform menggantikan proses penerimaan dan koordinasi yang terfragmentasi dengan satu alur kerja digital. Platform memberi pelamar cara yang lebih jelas untuk mengirim dan menindaklanjuti aplikasi mereka, sekaligus memberi tim internal kontrol yang lebih konsisten atas evaluasi, revisi, persetujuan, dan visibilitas pipeline.

Evolusi dan Kemitraan

Platform ini dirancang sebagai fondasi terstruktur yang dapat mendukung perbaikan alur kerja dan kebutuhan operasional tambahan di masa depan seiring proses kualifikasi berkembang.

Teknologi

.NET · SQL Server