Otomatisasi Seleksi Mitra Bisnis untuk Distribusi Energi

Tentang Klien

PT Pertamina Patra Niaga adalah salah satu perusahaan distribusi BBM terbesar di Indonesia, yang mengoperasikan jaringan ekstensif mitra komersial dan rekan bisnis. Memilih mitra bisnis yang tepat sangat penting bagi operasional mereka — setiap mitra harus memenuhi standar kualifikasi yang ketat sebelum disetujui bekerja sama dengan perusahaan.

Tantangan

Proses seleksi mitra bisnis yang ada sangat padat karya dan sulit dikelola:

• Calon mitra mengirimkan dokumen registrasi melalui email, sering kali dalam format yang tidak konsisten.
• Staf Pertamina harus mengumpulkan, mengorganisir, dan memverifikasi dokumen setiap kandidat secara manual.
• Evaluasi melibatkan banyak tahap dan banyak departemen, tanpa pelacakan terpusat.
• Pembaruan status kepada kandidat membutuhkan komunikasi manual melalui email.
• Permintaan revisi dan pengiriman ulang menciptakan tantangan kontrol versi.
• Tidak ada tampilan tunggal tentang posisi setiap kandidat dalam pipeline evaluasi.

Seiring bertambahnya volume kandidat, proses menjadi semakin sulit dikelola tanpa kesalahan atau keterlambatan.

Solusi Kami

Kami mengembangkan DMUT TOB (Selected Businesses Partner Registration) — aplikasi web yang mendigitalisasi seluruh alur kerja seleksi mitra:

• Registrasi mandiri: Kandidat mendaftar langsung melalui platform, mengirimkan informasi perusahaan dan dokumen yang dibutuhkan dalam format terstruktur.
• Unggah dokumen terstruktur: Platform memandu kandidat tentang dokumen apa saja yang diperlukan, mengurangi pengiriman yang tidak lengkap.
• Evaluasi multi-tahap: Staf Pertamina mengevaluasi pengiriman di berbagai tahap, dengan kepemilikan dan pelacakan progres yang jelas.
• Notifikasi otomatis: Kandidat dan evaluator menerima notifikasi tepat waktu saat status berubah.
• Alur revisi: Saat dokumen perlu direvisi, platform memfasilitasi komunikasi yang jelas dan melacak pengiriman ulang.
• Visibilitas status: Semua pihak dapat melihat status terkini setiap kandidat dalam pipeline.

Platform ini menghadirkan transparansi dan efisiensi pada proses yang sebelumnya dikelola melalui email dan spreadsheet.

Hasil

Sejak implementasi:

• ✅ Registrasi mandiri vendor mengurangi beban kerja penerimaan administratif
• ✅ Evaluasi multi-tahap terlacak dengan progres dan akuntabilitas yang jelas
• ✅ Kandidat menerima pembaruan status tepat waktu tanpa follow-up manual
• ✅ Audit trail lengkap atas semua pengiriman, revisi, dan persetujuan
• ✅ Manajemen mendapatkan visibilitas pipeline untuk perencanaan seleksi mitra

Teknologi

.NET · SQL Server