Menyederhanakan Pengelolaan Vendor dan Merek untuk Distribusi BBM
Bagaimana kami membantu Pertamina Patra Niaga menciptakan platform terpadu untuk registrasi vendor, evaluasi merek, dan pengelolaan pasokan berkelanjutan.
Ringkasan Kompleksitas
Tentang Klien
PT Pertamina Patra Niaga mengelola distribusi produk BBM dan pelumas di seluruh wilayah Indonesia yang luas. Kualitas dan keandalan barang pasokan mereka bergantung pada jaringan vendor dan merek yang telah disetujui dan dikurasi dengan cermat. Mengelola Approved Brand List (ABL) ini adalah proses berkelanjutan — vendor baru harus dievaluasi, yang sudah ada dipantau, dan persetujuan merek dipelihara.
Tantangan
Proses pengelolaan vendor dan merek yang ada menghadapi beberapa tantangan operasional:
- Vendor baru mendaftar melalui email, mengirimkan informasi merek dan dokumentasi dalam berbagai format.
- Staf Pertamina harus meninjau dan memverifikasi setiap pengajuan secara manual terhadap kriteria kualifikasi.
- Proses persetujuan melibatkan banyak peninjau, tanpa pelacakan terpusat atas posisi setiap pengajuan.
- Setelah disetujui, tidak ada sistem terpadu untuk memantau kinerja vendor, penggunaan produk, atau perpanjangan kontrak.
- Komunikasi dengan vendor tentang revisi dokumen atau pembaruan status bergantung pada email, menciptakan keterlambatan dan kehilangan konteks.
Pendekatan yang terfragmentasi membuat sulit mempertahankan tampilan yang andal dan terkini atas vendor yang disetujui dan merek mereka.
Bukan Sekadar Formulir Registrasi
E-ABL bukan sekadar direktori vendor. Sistem ini harus mengoordinasikan vendor eksternal dan peninjau internal, menegakkan persyaratan dokumen untuk setiap pengajuan merek, mendukung siklus revisi, melacak apa yang terjadi setelah persetujuan — penggunaan produk, peringkat, pesanan, perpanjangan — dan menjaga riwayat keputusan yang andal. Sistem harus merepresentasikan seluruh siklus hidup vendor, bukan hanya tahap penerimaan.
- 1 Vendor eksternal
- 2 Registrasi dan pengajuan merek/dokumen terstruktur
- 3 Peninjauan dokumen dan evaluasi multi-peninjau
- 4 Revisi, pengiriman ulang, notifikasi, dan persetujuan
- 5 Operasional pasca-persetujuan — penggunaan, peringkat, pesanan, perpanjangan
Solusi Kami
Kami membangun E-ABL (Approved Brand List) — platform web yang mengelola seluruh siklus hidup vendor dan merek:
- Registrasi mandiri vendor: Calon vendor mendaftar dan mengirimkan informasi merek melalui alur registrasi terstruktur.
- Portal pengiriman dokumen: Vendor mengunggah semua dokumentasi yang dibutuhkan di satu tempat, dipandu oleh persyaratan yang jelas.
- Alur peninjauan digital: Peninjau Pertamina menilai pengajuan, meminta revisi, dan menyetujui atau menolak dengan alasan yang terdokumentasi.
- Notifikasi email: Notifikasi otomatis menjaga informasi vendor dan staf di setiap tahap proses.
- Dashboard pasca-persetujuan: Vendor yang disetujui mendapatkan dashboard yang menampilkan status merek, penggunaan produk, peringkat, pesanan aktif, dan perpanjangan yang akan datang.
- Pengelolaan berkelanjutan: Platform mendukung seluruh siklus hidup di luar persetujuan awal — melacak kinerja, menandai perpanjangan, dan mengelola hubungan vendor.
Hasil dan Bukti
| Sebelum | Sesudah |
|---|---|
| Vendor mendaftar lewat email dengan format tidak konsisten | Alur registrasi mandiri yang terstruktur |
| Peninjauan dokumen dikoordinasikan manual lintas peninjau | Alur peninjauan digital yang jelas dengan alasan terdokumentasi |
| Tidak ada tampilan posisi setiap pengajuan | Status terlihat oleh vendor dan peninjau internal |
| Pelacakan pasca-persetujuan tersebar di catatan terpisah | Status merek, penggunaan, peringkat, pesanan, dan perpanjangan dalam satu dashboard |
| Perpanjangan muncul secara reaktif | Pelacakan perpanjangan memungkinkan pengelolaan vendor yang proaktif |
Teknologi
.NET · SQL Server
Tertarik Menggunakan Jasa Kami?
Jika Anda memiliki pertanyaan mengenai fitur, harga, atau hal relevan lainya, tim kami siap menjawab pertanyaan Anda.
Diskusikan Proyek Anda