Menyederhanakan Pengelolaan Vendor dan Merek untuk Distribusi BBM

Tentang Klien

PT Pertamina Patra Niaga mengelola distribusi produk BBM dan pelumas di seluruh wilayah Indonesia yang luas. Kualitas dan keandalan barang pasokan mereka bergantung pada jaringan vendor dan merek yang telah disetujui dan dikurasi dengan cermat. Mengelola Approved Brand List (ABL) ini adalah proses berkelanjutan — vendor baru harus dievaluasi, yang sudah ada dipantau, dan persetujuan merek dipelihara.

Tantangan

Proses pengelolaan vendor dan merek yang ada menghadapi beberapa tantangan operasional:

• Vendor baru mendaftar melalui email, mengirimkan informasi merek dan dokumentasi dalam berbagai format.
• Staf Pertamina harus meninjau dan memverifikasi setiap pengajuan secara manual terhadap kriteria kualifikasi.
• Proses persetujuan melibatkan banyak peninjau, tanpa pelacakan terpusat atas posisi setiap pengajuan.
• Setelah disetujui, tidak ada sistem terpadu untuk memantau kinerja vendor, penggunaan produk, atau perpanjangan kontrak.
• Komunikasi dengan vendor tentang revisi dokumen atau pembaruan status bergantung pada email, menciptakan keterlambatan dan kehilangan konteks.

Pendekatan yang terfragmentasi membuat sulit mempertahankan tampilan yang andal dan terkini atas vendor yang disetujui dan merek mereka.

Solusi Kami

Kami membangun E-ABL (Approved Brand List) — platform web yang mengelola seluruh siklus hidup vendor dan merek:

• Registrasi mandiri vendor: Calon vendor mendaftar dan mengirimkan informasi merek melalui alur registrasi terstruktur.
• Portal pengiriman dokumen: Vendor mengunggah semua dokumentasi yang dibutuhkan di satu tempat, dipandu oleh persyaratan yang jelas.
• Alur peninjauan digital: Peninjau Pertamina menilai pengajuan, meminta revisi, dan menyetujui atau menolak dengan alasan yang terdokumentasi.
• Notifikasi email: Notifikasi otomatis menjaga informasi vendor dan staf di setiap tahap proses.
• Dashboard pasca-persetujuan: Vendor yang disetujui mendapatkan dashboard yang menampilkan status merek, penggunaan produk, peringkat, pesanan aktif, dan perpanjangan yang akan datang.
• Pengelolaan berkelanjutan: Platform mendukung seluruh siklus hidup di luar persetujuan awal — melacak kinerja, menandai perpanjangan, dan mengelola hubungan vendor.

Hasil

Sejak implementasi:

• ✅ Registrasi vendor berubah dari berbasis email menjadi penerimaan digital terstruktur
• ✅ Proses peninjauan dokumen terstandarisasi dengan alur kerja dan audit trail yang jelas
• ✅ Pengelolaan vendor pasca-persetujuan terkonsolidasi dalam satu platform
• ✅ Vendor mendapatkan visibilitas mandiri atas status merek dan aktivitas mereka
• ✅ Pelacakan perpanjangan dan kinerja memungkinkan pengelolaan hubungan vendor yang proaktif

Teknologi

.NET · SQL Server