Digitalisasi Rekonsiliasi Penjualan Antar Lembaga
Bagaimana kami membantu Pertamina Patra Niaga dan TNI AU menghapus proses rekonsiliasi manual dan mempercepat finalisasi pembayaran.
Ringkasan Kompleksitas
Tentang Klien
PT Pertamina Patra Niaga adalah anak perusahaan BUMN energi Indonesia yang bertanggung jawab atas distribusi BBM di seluruh nusantara. Salah satu mitra bisnis kritisnya adalah TNI AU (Tentara Nasional Indonesia Angkatan Udara) yang membeli BBM untuk kebutuhan operasional militer. Hubungan komersial ini membutuhkan rekonsiliasi penjualan antar perusahaan secara berkala — membandingkan catatan penjualan Pertamina dengan catatan pembelian TNI AU untuk memastikan akurasi sebelum finalisasi pembayaran.
Ini pada dasarnya adalah proses dua organisasi: catatan yang dibandingkan milik institusi yang berbeda, staf yang terlibat berada di organisasi yang berbeda, dan tanda tangan akhir mengikat kedua belah pihak. Sistem apa pun yang mendukungnya harus bekerja melintasi batas tersebut, bukan di dalam satu perusahaan saja.
Tantangan
Proses rekonsiliasi antara kedua organisasi ini menciptakan hambatan operasional yang signifikan:
- Data penjualan Pertamina dan catatan pembelian TNI AU dibandingkan secara manual melalui spreadsheet.
- Setiap pihak memiliki file Excel sendiri dengan format dan versi yang berbeda-beda.
- Ketika ditemukan selisih, penyelesaiannya membutuhkan bolak-balik email antar organisasi.
- Tidak ada catatan terpusat tentang selisih mana yang sudah diselesaikan dan mana yang masih berjalan.
- Proses tanda tangan akhir melibatkan pengiriman dokumen fisik, menambah waktu siklus pembayaran.
Sifat manual dari proses ini berarti siklus rekonsiliasi memakan waktu berminggu-minggu, menunda pembayaran, dan menciptakan frustrasi di kedua belah pihak.
Solusi Kami
Kami membangun E-Coklit (Pencocokan & Penelitian) — platform web yang mendigitalisasi seluruh alur kerja rekonsiliasi:
- Tampilan data terpadu: Data penjualan Pertamina dimuat ke platform dan dapat dilihat oleh personel TNI AU yang berwenang.
- Perbandingan digital: Staf TNI AU membandingkan data platform dengan catatan mereka sendiri dan menandai selisih langsung di sistem.
- Alur penyelesaian terstruktur: Setiap selisih memasuki proses penyelesaian dengan kepemilikan yang jelas, pelacakan status, dan riwayat revisi.
- Tanda tangan digital: Setelah semua selisih diselesaikan, kedua belah pihak meninjau dan menandatangani pernyataan rekonsiliasi secara digital.
- Audit trail lengkap: Setiap tindakan — dari perbandingan awal hingga tanda tangan akhir — tercatat dan dapat diakses kembali.
Platform ini menggantikan email dan spreadsheet yang tersebar dengan satu sumber kebenaran untuk proses rekonsiliasi.
Hasil
| Sebelum | Sesudah |
|---|---|
| Catatan penjualan dan pembelian dibandingkan manual lintas dua organisasi | Kedua pihak bekerja dari satu tampilan data yang tersinkronisasi |
| Selisih diselesaikan lewat bolak-balik email | Setiap selisih mengikuti alur penyelesaian terstruktur dengan kepemilikan yang jelas |
| Tidak ada catatan selisih mana yang masih tertunda | Pelacakan status menunjukkan apa yang sudah selesai dan apa yang tersisa |
| Tanda tangan dirutekan sebagai dokumen fisik | Kedua pihak menandatangani secara digital di platform |
| Riwayat tersebar di inbox dan file | Audit trail lengkap dari perbandingan hingga tanda tangan akhir |
Teknologi
.NET · SQL Server
Tertarik Menggunakan Jasa Kami?
Jika Anda memiliki pertanyaan mengenai fitur, harga, atau hal relevan lainya, tim kami siap menjawab pertanyaan Anda.
Diskusikan Proyek Anda