Digitalisasi Rekonsiliasi Penjualan Antar Lembaga

Tentang Klien

PT Pertamina Patra Niaga adalah anak perusahaan BUMN energi Indonesia yang bertanggung jawab atas distribusi BBM di seluruh nusantara. Salah satu mitra bisnis kritisnya adalah TNI AU (Tentara Nasional Indonesia Angkatan Udara) yang membeli BBM untuk kebutuhan operasional militer. Hubungan komersial ini membutuhkan rekonsiliasi penjualan antar perusahaan secara berkala — membandingkan catatan penjualan Pertamina dengan catatan pembelian TNI AU untuk memastikan akurasi sebelum finalisasi pembayaran.

Tantangan

Proses rekonsiliasi antara kedua organisasi ini menciptakan hambatan operasional yang signifikan:

• Data penjualan Pertamina dan catatan pembelian TNI AU dibandingkan secara manual melalui spreadsheet.
• Setiap pihak memiliki file Excel sendiri dengan format dan versi yang berbeda-beda.
• Ketika ditemukan selisih, penyelesaiannya membutuhkan bolak-balik email antar organisasi.
• Tidak ada catatan terpusat tentang selisih mana yang sudah diselesaikan dan mana yang masih berjalan.
• Proses tanda tangan akhir melibatkan pengiriman dokumen fisik, menambah waktu siklus pembayaran.

Sifat manual dari proses ini berarti siklus rekonsiliasi memakan waktu berminggu-minggu, menunda pembayaran, dan menciptakan frustrasi di kedua belah pihak.

Solusi Kami

Kami membangun E-Coklit (Pencocokan & Penelitian) — platform web yang mendigitalisasi seluruh alur kerja rekonsiliasi:

• Tampilan data terpadu: Data penjualan Pertamina dimuat ke platform dan dapat dilihat oleh personel TNI AU yang berwenang.
• Perbandingan digital: Staf TNI AU membandingkan data platform dengan catatan mereka sendiri dan menandai selisih langsung di sistem.
• Alur penyelesaian terstruktur: Setiap selisih memasuki proses penyelesaian dengan kepemilikan yang jelas, pelacakan status, dan riwayat revisi.
• Tanda tangan digital: Setelah semua selisih diselesaikan, kedua belah pihak meninjau dan menandatangani pernyataan rekonsiliasi secara digital.
• Audit trail lengkap: Setiap tindakan — dari perbandingan awal hingga tanda tangan akhir — tercatat dan dapat diakses kembali.

Platform ini menggantikan email dan spreadsheet yang tersebar dengan satu sumber kebenaran untuk proses rekonsiliasi.

Hasil

Sejak implementasi:

• ✅ Waktu siklus rekonsiliasi berkurang signifikan
• ✅ Seluruh selisih terlacak secara digital dengan kepemilikan dan status yang jelas
• ✅ Finalisasi pembayaran dipercepat melalui proses tanda tangan yang efisien
• ✅ Audit trail lengkap tersedia untuk kepatuhan dan penyelesaian sengketa
• ✅ Kedua belah pihak bekerja dari satu sumber data yang tersinkronisasi

Teknologi

.NET · SQL Server