エネルギーと防衛分野間の売上照合デジタル化

クライアントについて

PT Pertamina Patra Niagaはインドネシアの国営エネルギー企業の子会社で、インドネシア全土での燃料分配を担当しています。その重要なビジネスパートナーの一つであるTNI AU（インドネシア空軍）は軍事作業用の燃料を購入しています。この商業関係には定期的な法人間売上照合が必要で、支決済の最終処理前にPertaminaの販売記録とTNI AUの購入記録を照合して正確性を確認します。

課題

この2組織間の照合プロセスは significant な業務上の摩擦を生んでいました：

• Pertaminaの販売データとTNI AUの購入記録はスプレッドシートを介して手動で比較されていた。
• 各当事者は独自のExcelファイルを maintaining し、フォーマットやバージョンが異なることが多かった。
• 差異が見つかると、解決には組織間でのメールのやり取りが必要だった。
• 解決済みか未処理かの差異について、 centralized な記録がなかった。
• 最終署名プロセスには物理的な文書回送が伴い、支払サイクルに数日追加されていた。

この手動プロセスのため、照合サイクルは数週間かかり、支払いが遅延し、両当事者に不満を生んでいました。

私たちのソリューション

私たちは E-Coklit（照合・調査）を構築しました。これは照合ワークフロー全体をデジタル化するウェブプラットフォームです：

• 統一データビュー： Pertaminaの販売データがプラットフォームにロードされ、認証されたTNI AU職員が閲覧できる。
• デジタル比較： TNI AU職員がプラットフォームデータを自分の記録と比較し、システム内で差異を直接マークする。
• 構造化された解決ワークフロー： 各差異は明確な所有者、ステータス追跡、修正履歴付きの解決プロセスに参加する。
• デジタル署名： すべての差異が解決された後、両当事者が照合ステートメントを確認しデジタル署名する。
• 完全な監査証跡： 初回比較から最終署名まで、すべてのアクションがログに記録され、取得可能。

本プラットフォームはメールスレッドとばらばらのスプレッドシートを、照合プロセスの単一の信頼できる情報源に置き換えます。

結果

導入以降：

• ✅ 照合サイクル時間が大幅に短縮
• ✅ すべての差異が明確な所有者とステータス付きでデジタル的に追跡
• ✅ 効率的な署名プロセスにより支決済の最終処理が加速
• ✅ コンプライアンスや紛争解決のための完全な監査証跡が利用可能
• ✅ 両当事者が同期された単一のデータソースで作業

技術

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